Améliorer sa productivité est le but de toute entreprise. Pour cela, la gestion des ressources humaines et des outils doit mettre en œuvre une démarche qui associe recherche de la performance, management humain et utilisation optimale des moyens de l’entreprise. Il existe de nombreux outils informatiques qui peuvent être d’une très grande aide : solution CRM pour la qualité du rapport client, logiciel de planning pour une gestion des ressources humaines (salariés) mais aussi des matériels (salles de réunions, outils de travail, véhicules, etc.), outil de caisse pour un meilleur contrôle des stocks, des produits et articles ainsi qu’une comptabilité plus simple…
La gestion des ressources humaines
La gestion des ressources humaines doit permettre un partage du travail entre les membres d’une équipe. Cela passe d’abord par l’élaboration d’un emploi du temps qui anticipe les changements des flux d’activité et qui sert de cadre. Afin d’éviter toute tension sociale, si l’entreprise est ouverte le samedi ou le week-end entier, un système de roulement doit être mis en place. L’utilisation d’un logiciel de planning peut automatiser toutes ces tâches.
Lors de l’attribution d’un projet à un service ou une équipe, les différentes missions inhérentes à sa réalisation doivent être réparties entre les différents membres. Le chef de projet doit alors faire des choix stratégiques de management afin d’exploiter au mieux les compétences de chacun même si cela signifie prendre plus de temps sur certaines tâches. Par exemple, il est plus cohérent d’attribuer une mission à valeur ajoutée à un senior et de déléguer les taches moins importantes à des juniors même si ils prendront plus de temps pour les réaliser. Cela va également leur permettre de progresser au sein de l’entreprise.
Avant de définir un calendrier de production pour un projet, il est conseillé d’organiser au moins une réunion avec toute l’équipe afin de mettre en place des objectifs réalistes.
La gestion des ressources techniques et des outils
Plus de résultats et de performance passent par une bonne gestion des ressources techniques de l’entreprise. Il faut éviter que les outils ne soient pas utilisés pendant certaines tranches horaires et qu’il y ait de l’attente à d’autres heures. L’idéal est de pouvoir éditer un planning spécifique à l’outil sur lequel les personnes qui doivent l’utiliser peuvent le réserver, ce que permettent certains programmes de planification. Elles seront ainsi capables d’organiser leur travail autour des disponibilités du matériel. Celui-ci sera exploité au maximum et cela évitera d’en acheter un autre. Une meilleure répartition du temps d’utilisation génèrera des économies pour la société. Cela peut concerner des véhicules professionnels, des machines spécialisées, etc.
L’occupation des salles (réunion, shooting, test, etc), des cabines et des postes de travail non fixes doit également faire l’objet d’un planning afin d’optimiser au mieux leur utilisation.
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