Un logiciel de planning ne sert pas qu’à planifier l’emploi du temps des employés ou la prise de contact avec des clients. Il s’agit également d’un outil qui peut appréhender les rendez-vous d’une manière globale et améliorer les relations de l’entreprise avec ses clients :
- avant le rendez-vous : choix de la date et de l’heure, du membre de l’équipe, préparation du dossier grâce aux informations présentes sur l’écran du planning…
- après le rendez-vous : compte-rendu pour l’équipe et les autres services,…
Il peut devenir un outil performant pour la gestion de la relation client et être une base de travail pour le personnel. Il est donc impératif de vérifier les fonctionnalités qu’il présente afin de pouvoir écrire des comptes rendus, le relier à un logiciel CRM, …
Gestion de la relation client à travers le planning de l’entreprise
La gestion de la relation client demande de bien anticiper les rendez-vous afin d’apporter aux clients les services, les produits ou les réponses dont ils ont besoin. Un rendez-vous bien préparé est un plus pour fidéliser les clients. Il est donc important de confier l’entretien à la bonne personne, de s’assurer que les outils nécessaires au bon déroulement de la rencontre seront disponibles, etc… Un logiciel de planning permet, lors de la prise de rendez-vous, de s’assurer de la disponibilité du personnel, mais aussi des équipements comme les cabines pour un institut, les véhicules en cas de déplacement à l’extérieur, les salles de réunions, etc…
Ce type de programme permet aussi de préparer le rendez-vous grâce aux notes présentes ou aux liens vers le dossier des clients (notamment s’il est relié à un logiciel CRM).
Amélioration du suivi de la relation client
Relier votre logiciel de planning avec votre système informatique permet de faire apparaître chaque rendez-vous dans les dossiers de vos clients. Ainsi, lors d’un appel téléphonique, la personne pourra avoir une véritable vue d’ensemble du dossier. De plus, certains systèmes de planification permettent une saisie d’informations suite au rendez-vous qui pourront ainsi apparaître dans le dossier. Il sera alors plus facile pour les équipes d’analyser les besoins des clients et de leur apporter les bonne réponses.
Une bonne gestion de la relation client permet de fidéliser les clients. Il est donc important d’utiliser les bons outils pour préparer chaque contact avec eux et ensuite les analyser pour les améliorer. Le logiciel planning de l’entreprise peut jouer un rôle très important à ce niveau s’il présente les bonnes fonctionnalités.
