Faire un planning demande de la méthodologie. Cela peut rapidement devenir une source de problèmes. Pourtant c’est un point stratégique pour l’organisation de l’entreprise. Un emploi de temps bien conçu permet d’optimiser la productivité des équipes. Il faut gérer au mieux entre les congés, les RTT, les absences, les pics d’activité, les projets de longue durée, etc. Un premier conseil est de remplacer Excel par un vrai logiciel de planification : cela permet de gagner du temps et de l’efficacité. En effet, un programme informatique spécialisé dans la gestion du temps de travail comporte des fonctionnalités essentielles : affichage par client, par salarié ou par projet / emploi du temps quotidien, hebdomadaire ou mensuel / code couleurs / droits d’accès différents selon la hiérarchie / cycle de tâches / etc. Il permet également de mettre en place deux types d’emploi du temps sur un même calendrier : un emploi du temps général avec les horaires de travail et les jours de repos et un emploi du temps spécifique à chaque projet.
Faire un planning pour vos employés
La première chose lorsqu’on doit établir un emploi du temps est de déterminer les jours ou les tranches horaires qui nécessitent le plus d’employés. Par exemple, si vous tenez une boutique en centre-ville, il faut prévoir plus de personnel le mercredi et le samedi que le lundi ou le mardi. La connaissance de son activité est donc primordiale pour déterminer le nombre de personnes nécessaires pour le bon fonctionnement de l’entreprise.
Un deuxième point à prendre en compte concerne les congés et les RTT. Ces derniers peuvent être régis par la convention collective. Il est également possible d’édicter des règles propres à votre entreprise dès lors qu’elles respectent la législation. Par exemple, certaines sociétés interdisent le cumul RTT/congés. Le but est d’éviter les abus qui pourraient être source de conflits entre salariés.
La question des congés est souvent très épineuse. Chaque employé a ses propres attentes en fonction des vacances scolaires, de la garde des enfants, des congés du conjoint… Mais les célibataires peuvent se sentir lésés. Il n’est pourtant pas rare d’établir des règles de priorité pour poser les congés lors des périodes de vacances scolaires. Cela dépend du nombre de salariés et de l’ambiance générale de travail.
Un logiciel de planification permet d’automatiser et de simplifier la saisie de tous ces éléments. Les absences pour maladies peuvent également y être consignées. Cela facilite le travail du service des ressources humaines notamment lors de l’élaboration du bulletin de paie.
Planifier la réalisation d’un projet
Un logiciel va également permettre de faire un planning pour la réalisation d’un projet : chaque personne concernée par ce projet se verra attribuer une ou plusieurs tâches et pourra indiquer sur le programme l’avancée de son travail. Le chef de projet a ainsi une vision globale de l’avancée de la réalisation et peut ajuster l’emploi du temps en cas de besoin.
Pour faire un planning de projet, une réunion d’équipe est nécessaire pour discuter ensemble de la répartition des tâches, du temps nécessaire afin que l’emploi du temps reste réaliste. Un conseil : il faut parfois accepter de prévoir plus de temps pour une tâche moins importante et la confier à un junior plutôt que de l’attribuer à un senior qui la fera certes plus rapidement mais qui aurait été plus efficace sur une mission ayant une plus grande valeur ajoutée. Le senior peut toutefois superviser le travail du junior.
