Les campings sont de véritables établissements hôteliers dont la gestion nécessite de multiples talents : accueil, comptabilité, enregistrement des réservations, attribution des emplacements, entretien des équipements, planification des activités, tenue des commerces, etc. Toutes ces tâches demandent beaucoup de temps aux gérants. L’utilisation d’un logiciel camping est une solution pour gérer entièrement certaines activités avec efficacité. Les fonctionnalités de ce type de programme informatique permettent de concentrer plusieurs tâches comme la gestion des emplacements et des réservations, la comptabilité de la partie hôtellerie et celle des activités annexes comme la restauration.
Logiciel camping : un outil de gestion complet
La majorité des campings sont tenus par un gérant ou un couple de gérants qui s’occupent de la plupart des tâches. Il est donc nécessaire pour eux de s’appuyer sur un support informatique spécialement dédié aux professionnels de l’hôtellerie de plein air. Un logiciel camping offrira des fonctionnalités permettant notamment :
- de gérer les réservations et les emplacements libres ou pris grâce à un plan interactif ;
- d’établir les factures et les demandes d’acomptes en appliquant les tarifs adaptés à la saison ;
- d’assurer la relation client avec l’envoi d’e-mails pour confirmer la réservation ou pour relancer en cas d’impayés ;
- de tenir la comptabilité de l’activité hébergement.
A côté de ces fonctionnalités essentielles, il peut être intéressant de s’équiper d’un programme informatique capable de gérer également le quotidien d’un établissement hôtelier (planning des équipes, des activités ludique, disponibilité des équipements sportifs ou culturels, information des campeurs sur les conditions météo ou sur le programme par sms, etc.).
Un logiciel camping doit aussi permettre de gérer toutes les activités annexes à l’hôtellerie de plein air. Il s’agit de la restauration, des boutiques, des activités payantes, etc.
Un gain de productivité pour les gérants
Un tel outil informatique permettra aux gérants de gagner du temps pour leurs autres activités. Ils pourront ainsi se concentrer sur leur cœur de métier grâce à une gestion plus rapide des réservations, de la facturation et de la comptabilité. D’ailleurs, il réduit le risque d’erreurs dans les factures ou dans la tenue des comptes.
Un autre avantage de ce type de programme est de pouvoir facilement analyser l’activité de l’établissement hôtelier : taux d’occupation, activités rentables ou déficitaires, etc. Un planning prévisionnel pourra ainsi être fait pour la prochaine saison.
En résumé, un outil de gestion spécialisé dans l’hôtellerie de plein air permet :
- une administration automatisée de la partie hôtelière (réservation, emplacement, facturation, gestion des différents tarifs saisonniers et de la taxe de séjour),
- une tenue encadrée de la comptabilité,
- une prise en charge des activités annexes,
- la planification des horaires de travail des équipes et leurs tâches,
une amélioration de la relation client avec une base de données à jour et des outils de communication.
