La tenue d’une comptabilité est obligatoire pour tous les commerçants. Les obligations comptables d’une entreprise ou d’un commerce varient selon le nombre de salariés. Mais leur exécution peut rapidement devenir complexe en l’absence d’organisation. C’est pourquoi il est conseillé de la tenir régulièrement afin de ne pas se laisser déborder. Mais surtout, l’utilisation d’un logiciel de caisse pour les commerçants peut se révéler très judicieuse. Il permettra au professionnel de remplir plus facilement ses obligations tout en lui faisant gagner du temps. En effet, une fois une transaction enregistrée dans le logiciel, elle est sauvegardée et implémentée au niveau de la trésorerie, du chiffre d’affaires, de la facturation etc…

Obligations comptables d’une entreprise ou d’un commerce : que dit la loi ?

Le principe édicté par le législateur est l’obligation pour tout commerçant de tenir une comptabilité régulière, sincère et conforme à la réalité de l’entreprise. Pour cela, il doit respecter un certain nombre d’obligations qui sont soit communes à toutes les entreprises soit spécifiques aux petites ou aux grandes entreprises.

Les obligations générales

Un commerçant peut tenir lui-même sa comptabilité ou alors déléguer cette opération à un tiers. Dans ce dernier cas, il a l’obligation de s’adresser à un expert-comptable qui doit être inscrit au tableau de l’ordre.

Les obligations comptables d’un commerçant sont les suivantes :

  • être titulaire d’un compte bancaire,
  • établir une facture lorsque la loi l’exige,
  • enregistrer tous les mouvements affectant le patrimoine du commerce : il s’agit notamment des achats et des ventes. Tous ces mouvements doivent être enregistrés chronologiquement,
  • réaliser un inventaire une fois par an du patrimoine du commerce,
  • établir les comptes annuels à la fin de chaque exercice,
  • conserver tous les documents comptables pendant une durée minimale de 10 ans à compter de la clôture de l’exercice,
  • déposer les comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce (s’il s’agit d’une société).

Un commerçant doit détenir trois documents comptables pour tenir ses comptes. Ils peuvent être papier ou électroniques. Il s’agit :

  • d’un livre-journal au sein duquel toutes les opérations seront notées de façon chronologique,
  • d’un grand livre qui rassemble l’ensemble des comptes,
  • d’un livre d’inventaire complété lors de l’inventaire annuel du patrimoine du commerce.

Les obligations spécifiques aux petites entreprises

Les petites entreprises peuvent bénéficier d’un régime comptable simplifié s’ils remplissent certaines conditions de chiffre d’affaires et d’effectif. Cela leur permet alors de n’effectuer qu’un bilan et un compte de résultat simplifiés.
Quant aux auto-entrepreneurs, ils bénéficient d’une comptabilité allégée.

Comment simplifier la réalisation de ces obligations comptables ?

La réalisation de l’ensemble des obligations comptables d’une entreprise est simplifiée par l’utilisation d’un logiciel de caisse. Il permet d’enregistrer tous les mouvements affectant le patrimoine du commerce (achats, ventes,…). C’est également un moyen très performant pour archiver tous les documents comptables et ainsi remplir son obligation de conservation des pièces comptables.

En cas de contrôle par l’administration fiscale, tous les documents devant être fournis sont présents au sein de ce programme informatique. Il vous permet également d’éviter les doublons et les reports de données chronophages dans plusieurs documents.