Le choix de son logiciel de gestion hôtelière est très important pour l’exploitant d’un établissement hôtelier. Il s’agit d’un outil qui va l’accompagner dans son quotidien et lui faciliter la gestion de toutes les tâches inhérentes à ce genre de commerce CHR. Choisir un PMS hôtel demande de définir ses besoins puis de rechercher les fonctionnalités nécessaires pour y répondre. Il doit être un allié et non pas une solution complexe à utiliser. Il est important que votre équipe puisse rapidement le prendre en main afin qu’elle exploite parfaitement toutes les fonctionnalités qu’il propose.
Un PMS hôtel doit répondre à vos besoins
Un PMS hôtel est un outil qui doit s’adapter à vos besoins professionnels. Or seuls les exploitants d’établissements hôteliers savent précisément ce dont ils ont besoin. Préférez un logiciel qui a été conçu à partir des remarques des hôteliers et qui est entièrement paramétrable : vous aurez ainsi la garantie d’être équipé avec une solution qui anticipera vos attentes et proposera toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin.
Les critères à prendre en compte dans le choix de son outil informatique
De façon générale, voici quelques éléments qui doivent être pris en compte pour choisir votre logiciel de gestion hôtelière :
Les fonctionnalités présentes
Les fonctionnalités essentielles à un PMS hôtel sont :
- la gestion des plannings : réservation, disponibilité des chambres mais également des ressources matérielles comme les salles de réunion ou de séminaires,
- la prise en charge totale des réservations (demande d’acompte, attribution de la chambre, mail de confirmation, etc.),
- la facturation et notamment la prise en compte des tarifs saisonniers et le calcul de la taxe de séjour,
- la possibilité de récupérer les notes des services annexes comme les tickets du restaurant,
- la faculté de réaliser des analyses et des reportings afin d’adapter sa stratégie commerciale,
- la gestion automatisée du suivi client : envoi automatique d’e-mail, etc…
L’utilisation
Un autre critère important dans votre choix est la facilité de prise en main du logiciel. Il est important de rappeler qu’un outil trop complexe sera délaissé par les équipes et toutes ses fonctionnalités ne seront pas utilisées à leur maximum.