La gestion d’un hôtel est une activité complexe qui comprend la prise des réservations, l’attribution des chambres, l’organisation d’événements, le management des équipes, la facturation, la relation client, etc. Pour optimiser l’exploitation de son établissement, il est important, pour un hôtelier, d’installer un système informatique qui permet de gérer l’ensemble de ces tâches de façon optimale. C’est l’une des fonctions principales d’un logiciel PMS (Property Management System). Il va simplifier la gestion de la partie opérationnelle et permettre d’avoir une meilleure visibilité sur les différents postes et leur rentabilité.

logiciel pms

Une solution de gestion globale pour les hôtels

Un logiciel PMS dispose de nombreuses fonctionnalités qui prennent en charge les tâches principales de gestion hôtelière. Il va notamment :

  • synchroniser le planning des réservations et celui des chambres,
  • gérer les confirmations, les annulations et les demandes d’acompte,
  • créer les documents comptables comme les devis, les factures, les avoirs,
  • prendre en charge les règlements et les relances,
  • calculer la taxe de séjour,
  • appliquer le tarif selon la saison et la catégorie de la chambre,
  • collecter le montant des notes du restaurant et du room service.

Une meilleure prise en charge de la relation client

Un tel outil va aider les exploitants d’établissements hôteliers à gérer les fiches de chaque client. Ainsi, les différents échanges mails ou téléphoniques seront retranscrits dans le programme. Toute l’équipe pourra donc avoir accès à ces informations et les consulter lors d’un prochain contact avec le client. Cela permet également une approche personnalisée pour les clients les plus importants.
Par ailleurs, une solution de gestion hôtelière peut être paramétrée pour un envoi automatique d’un mail de confirmation ou de remerciement après un séjour dans l’établissement. L’hôtelier n’a plus à gérer cet aspect de la relation client.
Les différentes fonctionnalités de gestion de la clientèle vont permettre de fidéliser un plus grand nombre de clients et donc d’assurer un certain niveau d’activité.

Une analyse de l’activité de l’hôtel

L’une des valeurs ajoutées d’un outil de gestion de l’activité hôtelière est de pouvoir réaliser des analyses et des reporting grâce à la collecte de l’ensemble des données relatives au fonctionnement de l’établissement. Cela va permettre aux gérants d’hôtels de mettre en place des stratégies de développement plus ciblées et plus pertinentes. Il est d’ailleurs possible avec certains logiciels de paramétrer des analyses régulières pour un meilleur suivi de l’activité et du chiffre d’affaires.